Therese Klaar, upphandlingschef på Ekerö kommun, talade om referenstagning på LOU-utskottets frukostmöte. Foto: Oskar Kullander.
Therese Klaar, upphandlingschef på Ekerö kommun, talade om referenstagning på LOU-utskottets frukostmöte. Foto: Oskar Kullander.

"Referenser hör hemma i kvalificeringsfasen"

Stockholms Byggmästareförenings LOU-utskott bevakar hur lagen om offentlig upphandling fungerar och tillämpas inom byggbranschen. Utskottet har fått signaler från medlemsföretagen att det råder osäkerhet kring hur upphandlare handskas med referenstagning. Fredagen den 15 november bjöd utskottet in till frukostmöte för att diskutera frågan tillsammans med Therese Klaar, upphandlingschef på Ekerö kommun.

Therese Klaar var tydlig med att hon tycker att referenser ska användas i kvalificeringsskedet för att fastställa att entreprenören har rätt kapacitet och har genomfört liknande projekt tidigare. Om referenstagning används som utvärdering av anbud blir det lätt ett trubbigt instrument för att hitta bästa anbudet. Alla leverantörer som har några år i branschen kan hitta ett par riktigt bra referenser även om det inte speglar förmågan i stort. Dessutom är det svårt att genomföra dessa referenstagningar på ett transparent sätt.

– Det kan ge upphandlaren en illusion av trygghet att ta referenser i utvärderingsskedet och det liknar förfarandet som man gör som privatperson när man står inför ett större köp, spekulerade Therese Klaar i varför denna typ av referenstagning är vanligt förekommande.

Som anbudsgivare, förklarade Therese Klaar, kan man kräva tydliga kriterier som går att utläsa i förfrågningsunderlaget och att frågor till referenspersonerna ska ha tydlig koppling till aktuella upphandlingsobjektet. Hon tyckte också att en anbudsgivare bör ställa frågor i ett tidigare skede om det råder oklarheter så att förfrågningsunderlaget kan förtydligas. Dessutom finns det möjlighet att överpröva redan i anbudsskedet om det finns felaktigheter, vilket kan vara bättre än att vänta tills upphandlingen är klar.

LOU-utskottets ordförande Fredric Kastevik frågade vad upphandlar tycker om de företag som överprövar. Therese Klaar framhöll att om det skett felaktigheter eller orättvisor så ska man överpröva, men upphandlare gillar inte de som sätter i system att överpröva varje gång de inte vinner.

– Det var bra att företagen fick tips om möjligheten att överpröva redan i anbudsskedet, för det tror jag inte att alla känner till. Therese Klaar gav goda råd hur företagen ska agera i offentliga upphandlingar och det var roligt att många tog möjligheten att ställa frågor, kommenterade Fredric Kastevik frukostmötet.

Deltagarna på frukostmötet, LOU-utskottet och Therese Klaar var överens om att lagen om offentlig upphandling i grunden är bra; den är ett skydd för leverantörerna så att alla kan var med och konkurrera på lika villkor. Kritiken mot lagen brukar rikta in sig på att den är stelbent, men Therese Klaar menade att det oftast är tillämpningen som är problemet.

– Upphandlare måste så klart göra på rätt sätt och samtidigt måste de våga använda hela spelplanen som lagen ger möjlighet till, avslutade Therese Klaar.

Publicerad: 15 nov 2013 Evenemang LOU